Kongresszusok, konferenciák

TERVEZÉS, TANÁCSADÁS,
HELYSZÍN KERESÉSE

  • Ütemterv és idővonal felállítása, a feladatok és mérföldkövek megállapítása
  • A szervezők szempontjait és a rendezvény céljait szem előtt tartva, a kongresszus egész életciklusa alatt a logisztikai teendők koordinálása
  • A legmegfelelőbb helyszínek ajánlása
  • A szervezőkkel egyeztetve a kiválasztott szolgáltatókkal megállapodás és szerződéskötés, tevékenységük szuper-víziója
  • A helyszínnel kapcsolatos teljes körű menedzsment
  • Technikai feltételek, vendéglátás, tolmácsolás és egyéb, helyszínhez kapcsolódó szolgáltatások biztosítása és felügyelete
  • Professzionális kongresszusi stáb biztosítása az előkészítés és a lebonyolítás során

KÖLTSÉGVETÉS ÉS
PÉNZÜGYI MENEDZSMENT

  • Részletes költségvetés elkészítése és folyamatos frissítése
  • Tanácsadás adózási kérdésekben
  • Pénzügyi kimutatások készítése
  • Előfinanszírozás és kockázat megosztás
  • Elkülönített bankszámla az átláthatóság biztosítására
  • A bevételek és kiadások nyomon követése
  • Elszámolás a rendezvény után

TUDOMÁNYOS PROGRAM
MENEDZSMENT

  • Online absztrakt-kezelési felület létrehozása a szervezők igényei  alapján
  • Absztrakt beküldési emlékeztetők küldése a megadott benyújtási kritériumokkal
  • A beküldött absztraktok továbbítása a bírálóknak
  • A bírálati folyamat támogatása szempont-lista elkészítésével
  • A résztvevők értesítése a bírálat eredményéről, visszaigazolások küldése
  • Az absztraktok rendszerezése és absztrakt kötetbe szerkesztése
  • Technikai információk küldése a résztvevőknek (előadások hossza, poszter paraméterek stb.)
  • Meghívólevelek elkészítése és küldése a meghívott előadók részére
  • A meghívott előadók utazásának ügyintézése

KIÁLLÍTÁS ÉS SZPONZORÁCIÓ

  • Szponzorációs csomagok összeállítása a szervezők közreműködésével
  • Szponzorok akvirálása, szponzori-, és kiállítói szerződések megkötése
  • Kiállítói segédletek összeállítása a technikai alapadatokra, alaprajzokra, építésre, bontásra, bútorbérlésre, szállításra, stand cateringre vonatkozó információkkal
  • Kiállítói tér megtervezése és kiosztása a szervezőkkel egyeztetve, alaprajzok készítése
  • Konferencia anyagokba és honlapra kerülő szponzori és kiállítói megjelenések biztosítása és koordinálása

RÉSZTVEVŐKKEL KAPCSOLATOS
SZOLGÁLTATÁSOK

  • A kongresszusra készített (vagy tetszőleges) honlapon elérhető online regisztrációs felület létrehozása
  • Online és papír alapú jelentkezés biztosítása, visszaigazolások küldése
  • Részvételi díjak és egyéb szolgáltatások díjainak fogadása a kongresszus számára elkülönített bankszámlán, biztonságos online fizetési lehetőség kiépítése, fizetési emlékeztetők küldése
  • Kapcsolattartás a résztvevőkkel, regisztrációjuk, szállásfoglalásuk kezelése, számlák kiállítása
  • Online, direkt szállásfoglalási lehetőségek és speciális konferencia árak biztosítása
  • Meghívólevelek küldése vízum ügyintézéshez
  • A résztvevők nyomtatott és elektronikus kongresszusi anyagainak megtervezése és kivitelezése

HELYSZÍNI SZOLGÁLTATÁSOK

  • Helyszíni regisztrációs iroda működtetése, új regisztrációk kezelése és a kongresszusi anyagok szétosztása
  • Professzionális munkatársak biztosítása a regisztrációba és a  rendezvény lebonyolításához
  • Technikai szolgáltatások, vendéglátás, tolmácsolás, és egyéb kapcsolódó szolgáltatások biztosítása
  • Poszterek beosztása és installálása
  • Kiállítási terület tervezése és teljes körű kivitelezése

INNOVATÍV MEGOLDÁSOK

  • Trendekhez igazodó kongresszusi honlapok, online regisztrációs és absztraktkezelő felületek létrehozása és üzemeltetése
  • Grafikai tervezés (animációk, logók, kiadványok, social media megjelenések, hírlevelek...)
  • E-poszterek • Szavazó rendszerek különböző célokra
  • Virtuális rendezvények teljes körű lebonyolítása
  • Social media megoldások
  • Testre szabott rendezvényapplikációk